ความรู้เกี่ยวกับเครื่องใช้สำนักงาน

ความหมายของเครื่องใช้สำนักงาน

สำนักงาน (Office) หมายถึง สถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำงานของพนักงานในหน่วยงานทั้งที่เป็นหน่วยงานทางภาครัฐและภาคเอกชน มีการปฏิบัติงานอย่างมีระบบและมีประสิทธิภาพ

งานสำนักงาน หมายถึง การปฏิบัติงานต่างๆ ภายในสำนักงาน ซึ่งมักจะเป็นงานที่เกี่ยวกับเอกสาร การวางแผนและการจัดการเพื่อวัตถุประสงค์ในการควบคุม การประมวลเหตุการณ์และดำเนินงานด้วยประสิทธิภาพ ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วสำนักงานมักจะถูกจัดให้เป็นศูนษ์การปฏิบัติงานเอกสาร ศูนย์ความจำ แหล่งอำนวยความสะดวก พบปะติดต่อ ประสานงานระหว่างผู้มาติดต่อและผู้ที่ทำงานอยู่ภายในสำนักงาน

เครื่องใช้สำนักงาน หมายถึง เครื่องมือเครื่องใช้ที่ช่วยในการปฏิบัติงานของพนักงานในสำนักงานให้เกิดความสะดวกรวดเร็ว มีความเป็นระเบียบเรียบร้อยและถูกต้องชัดเจน สร้างความประทับใจแก่ผู้รับอันจะนำไปสู่ความสำเร็จในการติดต่อ เครื่องใช้สำนักงานในปัจจุบันโดยส่วนใหญ่จะเป็นกลไกอิเล็กทรอนิกส์หรืออาจเรียกได้ว่าเป็นเครื่องใช้สำนักงานอัตโนมัติ

เครื่องเใช้สำนักเงานในปัจจุบันได้รับการพัฒนาให้มีความทันสมัย มีความสามารถ และมีประสิทธิภาพในการทำงานสูงขึ้น การใช้เครื่องใช้สำนักงานจึงช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานของพนักงานในสำนักงานได้มาก สำนักงานจึงควรเลือกใช้เครื่องใช้สำนักงานอัตโนมัติโดยคำนึงถึงหลักเกณฑ์ในการเลือกเครื่องใช้สำนักงาน เพื่อให้ได้เครื่องใช้สำนักงานที่มีประโยชน์คุ้มค่ามากที่สุด

องคำนวณเลข

เครื่องใช้สำนักงานที่มีส่วนช่วยให้การคำนวณตัวเลขเป็นไปอย่างถูกต้องแม่นยำ สะดวก รวดเร็ว ประหยัดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่าย คือ "เครื่องคำนวณเลข"
ความหมายและความสำคัญของเครื่องคำนวณเลข
เครื่องคำนวณเลข หมายถึง เครื่องมือเครื่องใช้ที่ช่วยในการบวก ลบ คูณ หาร โดยอัตโนมัติ
เครื่องคำนวณเลขมีความสำคัญต่อการปฏิบัติงานสำนักงาน ในด้านการคำนวณตัวเลข ช่วยให้การคำนวณตัวเลขเป็นไปอย่างรวดเร็ว ถูกต้องแม่นยำ ไม่ผิดพลาด

ประเภทของเครื่องคำนวณเลข
เราแบ่งเครื่องคำนวณเลขออกเป็น 2 ชนิด คือ

1. เครื่องบวกเลข (ADDING MACHINE ) ใช้สำหรับการบวกลบตัวเลขโดยทั่วไป ๆ เครื่องบวกเลขจะมีแถบกระดาษสำหรับการพิมพ์ตัวเลขที่คำนวณ เพื่อเป็นหลักฐานไว้ให้ทำการตรวจสอบความถูกต้องได้ สามารถที่จะใช้ในการคูณและหาร ได้โดยอาศัยหลักการบวกหรือลบหลาย ๆ หนก็ได้ ทั้งแบบมือโยกแบบใช้ไฟฟ้า

2. เครื่องคำนวณเลข (CALCULATING MACHINE ) ใช้สำหรับการบวก ลบ คูณ หาร ตัวเลขอัตโนมัติ เป็นเครื่องใช้แบบอิเล็กทรอนิกส์ทั้งที่มีแถบกระดาษ หรือมีจอภาพอย่างใดอย่างหนึ่ง หรือมีทั้งจอภาพ และแถบกระดาษในเครื่องเดียวกัน


เครื่องพิมพ์ดีด

เครื่องพิมพ์ดีด หมายถึง เครื่องที่ทำหน้าที่พิมพ์ข้อความลงบนกระดาอย่างเป็นระเบียบเรียบร้อยและทำให้ง่ายต่อการอ่าน

ประเภทและขนาดของเครื่องพิมพ์ดีด
เครื่องพิมพ์ดีดมีอยู่มากมายหลายชนิดและหลายขนาดด้วยกันหน่วยธุรกิจหรือสำนักงานแต่ละแห่งจะต้อง
เลือกใช้ให้เหมาะสมกับงาน เราแบ่งเครื่องพิมพ์ดีดออกเป็น 2 ชนิดด้วยกัน คือ

1. เครื่องพิมพ์ดีดประเภทภาษาไทยล้วน ทั้งแบบใช้มือพิมพ์สัมผัส และแบบใช้ไฟฟ้า

2. เครื่องพิมพ์ดีดประเภทสองภาษา เป็นเครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้า ได้แก่
2.1 เครื่องพิมพ์ดีดที่มีหัวพิมพ์เป็นลักษณะลูกกอล์ฟที่เรียกว่า กอล์ฟบอล (GOLF BALL)
2.2 เครื่องพิมพ์ดีดที่มีช่องสำหรับใส่ตลับ ที่เรียกว่าจานพิมพ์ (DAISY WHEEL)


เครื่องอัดสำเนา

เครื่องอัดสำเนาเป็นเครื่องใช้สำนัักงานที่ช่วยในการผลิตเอกสรได้อย่างสะดวกรวดเร็วประหยัดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่าย

ความหมายและความสำคัญของเครื่องอัดสำเนา
พจนานุกรมไทย ได้ให้ความหมายของ "เครื่องอัดสำเนา" ไว้ดังนี้ "เครื่องอัดสำเนา คือ เครื่องที่ใช้หมุนให้ข้อความติดกระดาษ โดยมีกระดาษไขพิมพ์ดีดเป็นแบบ"

ประเภทของเครื่องอัดสำเนา
เครื่องอัดสำเนามีหลายชนิดด้วยกัน หน่วยธุรกิจหรือสำนักงานแต่ละแห่งจะต้องเลือกใช้ให้เหมาะสมกับงาน เรา
แบ่งเครื่องอัดสำเนาออกเป็น 3 ประเภท คือ

1. เครื่องอัดสำเนาชนิดมือหมุน
2. เครื่องอัดสำเนาชนิดอัตโนมัติ
3. เครื่องอัดสำเนาแบบดิจิตอล

อุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องในการอัดสำเนา
1. กระดาษไข
2. น้ำยาลบกระดาษ
3. เครื่องเขียนกระดาาไขหรือชุดเขียนกระดาษไข
4. แผ่นรองเขียนกระดาษไข
5. กระดาษอัดสำเนา
6. เครื่องอัดสำเนา
7. หมึกอัดสำเนา


เครื่องถ่ายเอกสาร
เครื่องถ่ายเอกสาร หมายถึงเครื่องจักรที่ใช้สำหรับถ่ายภาพหรือข้อความจากเอกสารลงบนกระดาษเพื่อจัดทำเป็นสำเนาโดยมีภาพและ ข้อความที่เหมือนกับต้นฉบับทุกประการ
เครื่องถ่ายเอกสารมีหลายชนิดด้วยกัน หน่วยธุรกิจหรือสำนักงานแต่ละแห่งจะต้องเลือกใช้ให้เหมาสมกับงาน เราแบ่งเครื่องถ่ายเอกสารออกเป็น 3 ประเภท คือ
1. เครื่องถ่ายเอกสารธรรมดา
เครื่องถ่ายเอกสารแบบธรรมดาเป็นเครื่องถ่ายเอกสารในระยะเริ่มแรกที่มีระบบการทำงานแบบปกติ ไม่มีขีดความสามารถพิเศษ นอกเหนือไปจากการถ่ายเอกสารจากต้นฉบับลงบนกระดาษถ่ายเอกสารที่เป็นขนาดปกติเท่าต้นฉบับ
2. เครื่องถ่ายเอกสารแบบย่อขยาย
เครื่องถ่ายเอกสารแบบย่อขยายเป็นเครื่องถ่ายเอกสารที่ถูกพัฒนาขึ้นให้มีขีดความสามารถในการ
ย่อขนาดเอกสารให้เล็กลงและขยายขนาดเอกสารให้มีขนาดใหญ่ขึ้นได้บนขนาดกระดาษปกติ
จัดว่าเป็นขีดความสามารถพิเศษที่นอกเหนือไปจากการถ่ายเอกสารแบบธรรมดา ช่วยให้ลดจำนวนเอกสารในสำนักงานลงเป็นอย่างมาก
3. เครื่องถ่ายเอกสารระบบดิจิตอล
เครื่องถ่ายเอกสารระบบดิจิตอล เป็นเครื่องถ่ายเอกสารที่ได้รับการพัฒนาด้วยเทคโนโลยีที่ก้าวหน้าและทันยุคทันสมัย ให้มีขีดความสามารถพิเศษนอกเหนือไปจากการถ่ายเอกสาปกติ สามารถทำสำเนาได้จำนวนมากในเวลาอันรวดเร็ว เอกสารจะมีความคมชัดและประหยัดค่าใช้จ่าย สะดวกและง่ายต่อการใช้เพราะมีโปรแกรมสำเร็จรูปควบคุมการทำงานด้วยระบบคอมพิวเตอร์


เครื่องโทรศัพท์

เราสามารถแบ่งประเภทของการติดต่อสื่อสารออกเป็น 2 ประเภท คือ
1. การติดต่อสื่อสารด้วยวาจา
2. การติดต่อสื่อสารด้วยลายลักษณ์อักษร

ในการติดต่อสื่อสารที่มีความสำคัญต่อธุรกิจ จำเป็นต้องอาศัยบริการของการสื่อสารแห่งประเทศไทยและกรมไปรษณีย์โทรเลข บริการที่ใช้นี้เรียกว่า “บริการโทรคมนาคม” ซึ่งช่วยให้เกิดความสะดวกรวดเร็ว ประหยัดค่าใช้จ่าย บริการเหล่านั้นมีมากมายหลายประเภท ซึ่งผู้ใช้บริการสามารถเลือกใช้ให้เหมาะสม โดยมุ่งให้เกิดความเข้าใจอันดีระหว่างกัน สามารถที่จะสื่อสารกันได้อย่างมีประสิทธิภาพแต่ที่ใช้กันมากและมีวิธีการใช้ง่าย ๆ ได้แก่ บริการโทรศัพท์ (Telephone Services) ซึ่งแบ่งออกเป็น
1. โทรศัพท์ส่วนบุคคล (Personal Telephone)
2. โทรศัพท์สาธารณะ (Public Telephone)
3. โทรศัพท์มือถือ (Mobile)


เครื่องโทรสาร

เครื่องโทรสารเป็นเครื่องใช้สำนักงานที่ช่วยในการติดต่อธุรกิจให้เกิดความสะดวกรวดเร็ว ประหยัดเวลา ค่าใช้จ่าย และเป็นหลักฐานที่สามาใช้อ้างอิงได้
เนื่องจากสามารถส่งข้อมูลไปยังผู้รับปลายทางได้ในเวลาเพียงไม่กี่วินาทีและเสียค่าใช้จ่ายอย่างประหยัดอีกด้วย ธุรกิจทุกแห่งจึงมีเครื่องโทรสารไว้สำหรับการรับส่งข้อมูล และมักจะเปิดเครื่องไว้ตลอด 24 ชั่วโมง เพื่อที่จะไม่พลาดข่าวสารข้อมูลต่าง ๆ ในปัจจุบันเครื่องโทรสารได้รับการพัฒนาให้มีหน่วยความจำที่สามารถบันทึกข้อมูล แม้จะปิดเครื่องไว้ก็ตาม นับเป็นความก้าวหน้าอีกขั้นหนึ่ง



เครื่องคอมพิวเตอร์
คอมพิวเตอร์ คือ อุปกรณ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ (electrinic device) ที่มนุษย์ใช้เป็นเครื่องมือช่วยในการจัดการกับข้อมูลที่อาจเป็นได้ ทั้งตัวเลข ตัวอักษร หรือสัญลักษณ์ที่ใช้แทนความหมายในสิ่งต่าง ๆ โดยคุณสมบัติที่สำคัญของคอมพิวเตอร์คือการที่สามารถกำหนดชุดคำสั่งล่วงหน้าหรือโปรแกรมได้ (programmable) นั่นคือคอมพิวเตอร์สามารถทำงานได้หลากหลายรูปแบบ

คุณสมบัติของคอมพิวเตอร์
ปัจจุบันนี้คนส่วนใหญ่นิยมนำคอมพิวเตอร์มาใช้งานต่าง ๆ มากมาย ซึ่งผู้ใช้ส่วนใหญ่มักจะคิดว่าคอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือที่สามารถทำงานได้สารพัด แต่ผู้ที่มีความรู้ทางคอมพิวเตอร์จะทราบว่า งานที่เหมาะกับการนำคอมพิวเตอร์มาใช้อย่างยิ่งคือการสร้าง สารสนเทศ ซึ่งสารสนเทศเหล่านั้นสามารถนำมาพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ ส่งผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ หรือจัดเก็บไว้ใช้ในอนาคตได้

เครื่องพิมพ์ (ปริ๊นท์เตอร์)

เครื่องพิมพ์ คือ อุปกรณ์แสดงผลลัพธ์ที่ใช้สำหรับพิมพ์ข้อมูลที่เป็นเอกสาร ข้อความ และรูปภาพ ที่อยู่บนจอภาพให้ไปปรากฏบนกระดาษ เพื่อสามารถนำไปใช้ในงานอื่นๆ ได้ เครื่องพิมพ์ใช้แสดงผลงานลงบนกระดาษได้ทั้งตัวอักษร และรูปภาพ ปัจจุบันมีให้เลือกหลายแบบเพื่อการนำไปใช้งานที่ต่างกันออกไป ซึ่งมีดังต่อไปนี้

ประเภทของเครื่องพิมพ์ (Printer)

เครื่องพิมพ์แบบจุด (Dot Matrix Printer) หรือ ดอตเมทริกซ์ คือเครื่องพิมพ์ที่อาศัยการใช้ หัวเข็มไปกระแทกกระดาษ โดยผ่านผ้าหมึกทำให้เป็นจุดขึ้น เห็นจะมีแต่ประโยชน์ด้านทำกระดาษไขสำหรับงานโรเนียวเอกสาร และพิมพ์โดยซ้อนกระดาษ Carbon ได้เท่านั้น คุณลักษณะเด่นของเครื่องพิมพ์แบบนี้ คือ
>>>สามารถพิมพ์ลงบนกระดาษที่มีหลายสำเนาหลายชุดได้ ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาพิมพ์หลายครั้ง ซึ่งเครื่องพิมพ์แบบอื่นไม่สามารถทำได้
>>> มีความทนทานในการใช้งานสูง
>>> สามารถพิมพ์กับกระดาษต่อเนื่องได้

เครื่องพิมพ์แบบหมึกพ่น (Inkjet Printer) คือเครื่องพิมพ์ที่ใช้วิธีพ่นน้ำหมึกลงไปบนกระดาษ โดยหมึกจะถูกฉีดออกจากรูขนาดเล็กบนหัวพิมพ์ ซึ่งหมึกที่ใช้จะเป็นแม่สี 3 สี คือ แดง เหลือง และน้ำเงิน คุณลักษณะเด่นของเครื่องพิมพ์แบบนี้ คือ
>>> สามารถพิมพ์ภาพสีได้ โดยมีตลับหมึกสีแยกอิสระ สามารถถอดเปลี่ยนใหม่ได้
>>> คุณภาพการพิมพ์คมชัดกว่าแบบใช้หัวเข็ม ให้ความละเอียดสูง เหมาะสำหรับงานด้านกราฟิก และงานด้านการนำเสนอ(Presentation)
>>> สามารถพิมพ์บนผิววัสดุอื่นๆ นอกจากบน กระดาษ ได้ เช่น แผ่นใส, สติกเกอร์ เป็นต้น


เครื่องพืมฑแบบเลเซอร์ (Laser Printer) ทำงานโดยการยิงลำแสงเลเซอร์เพื่อจัดเรียงผงหมึกให้เกิดเป็นภาพที่ต้องการ จากนั้นก็ใช้แรงดันและความร้อนผลักให้มึกจับตัวติดกับเนื้อกระดาษ ผลลัพธ์จะมีความละเอียดมากที่สุด และมีความเร็วสูงที่สุดในบรรดาเครื่องพิมพ์ทั้งหมด เครื่องพิมพ์เลเซอร์มี 2 แบบ คือ ขาว/ดำ และสี


เครื่องสแกนเนอร์
โดยสแกนเนอร์จะแปลงข้อมูลเหล่านี้ให้อยู่ในรูปแบบข้อมูลดิจิทัลที่คอมพิวเตอร์รู้จักและสามารถประมวลผลข้อมูลให้แสดงเป็นภาพบนจอภาพ ภาพที่ได้จากการสแกนนี้สามารถนำมาจัดเก็บ ตกแต่งหรือแก้ไข เช่น ขยายหรือย่อขนาดภาพ เก็บไว้ในเครื่อง ก่อนนำมาใช้งานต่อไปได้

ประเภทของเครื่องสแกนเนอร์

1. สแกนเนอร์แบบแท่นราบหรือแบบระนาบ (Flatbed Scanner) บางครั้งเรียกว่า สแกนเนอร์แบบเดสท็อป หรือสแกนเนอร์แบบตั้งโต๊ะ เป็นสแกนเนอร์ที่ใช้สแกนเอกสาร ภาพถ่ายหรือภาพพิมพ์ต่างๆ มีลักษณะคล้ายๆ เครื่องกระดาษ แม้ว่าราคาจะแพงกว่า นอกจากนี้สแกนเนอร์ประเภทนี้ยังเป็นที่นิยมใช้ทั่วไปอีกด้วย

2. สแกนเนอร์แบบดึงกระดาษหรือแบบป้อนกระดาษ (Sheet-fed Scanner เครื่องสแกนเนอร์ประเภทนี้จะทำงานได้ดี เมื่อใช้งานร่วมกับตัวป้อนเอกสารอัตโนมัติ ข้อจำกัดของสแกนเนอร์แบบดึงกระดาษ คือ ไม่สามารถสแกนภาพจากหนังสือที่เป็นรูปเล่มได้ ถ้าต้องการสแกนภาพในหนังสือจริงๆ จำเป็นต้องฉีกกระดาษออกเป็นแผ่นๆ

3. สแกนเนอร์แบบมือถือ (Handheld Scanner) สแกนเนอร์แบบมือถือเป็นสแกนเนอร์ที่มีขนาดเล็ก สแกนเนอร์ประเภทนี้จะให้ภาพที่มีคุณภาพไม่ดีนัก จึงเหมาะกับภาพที่ไม่ต้องการความละเอียด มีประโยชน์ในด้านการสแกนข้อความได้รวดเร็ว

4. สแกนเนอร์แบบลูกกลิ้ง (Drum Scanner) สแกนเนอร์แบบลูกกลิ้งเป็นสแกนเนอร์ใช้ในอุตสาหกรรมการพิมพ์ เนื่องจากสามารถสแกนรายละเอียดของภาพได้มากและดีกว่าสแกนเนอร์ประเภทอื่นๆ


ประโยชน์ของเครื่องใช้สำนักงาน

เครื่องใช้สำนักงานให้ประโยชน์แก่หน่วยงานสำนักงานเป็นอย่างมาก พอจะสรุปได้ดังนี้
1. ช่วยให้เกิดความเป็นระเบียบเรียบร้อย งานที่ผลิตได้นั้น จะแลดูเป็นระเบียบ อ่านง่ายชัดเจน มีประสิทธิภาพ

2. ช่วยลดต้นทุน และค่าใช้จ่าย งานเอกสารที่ทำได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว มีประสิทธิภาพ จะทำให้ประหยัดค่าใช้จ่าย และลดต้นทุนในการผลิตลง

3. ช่วยให้เกิดความสวยงาม งานที่ผลิตด้วยเครื่องใช้สำนักงาน ย่อมแลดุดีกว่างานที่ผลิตด้วยมือ มีความสม่ำเสมอและจัดได้อย่างมีระเบียบ

4. ช่วยลดความเบื่อหน่ายและความเมื่อยล้า งานบางอย่างนั้น ต้องทำซ้ำซากจำเจทำให้เกิดการเบื่อหน่าย และความเมื่อยล้าได้ หากได้นำเอาเครื่องใช้สำนักงานมาช่วยแบ่งเบาภาระได้จะทำให้ลดความเมื่อยล้าได้

5. ช่วยในการควบคุมและตรวจทาน งานบางอย่างอาจลดการตรวจทานลงไปได้ เช่น การใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการคำนวณ การพิมพ์เช็คให้ลูกค้า จะเสียเวลาในการตรวจทานครั้งแรกเพียงครั้งเดียว